A distribuição farmacêutica é uma das cadeias logísticas mais complexas e exigentes do mundo: assenta numa regulação rigorosa, implica o cumprimento estrito da cadeia de frio, opera com prazos de entrega extremamente curtos e tem um impacto direto na saúde pública. Neste contexto, a digitalização deixou de ser uma opção de modernização para se tornar o único caminho possível para manter a operação eficiente e, ao mesmo tempo, sustentável do ponto de vista económico. A digitalização, porém, não começa nem termina dentro de portas. É um processo de âmbito global que atravessa as diversas áreas da empresa e que, na sua dimensão mais ampla, engloba ecossistemas externos à organização, desde fornecedores a clientes, passando por entidades reguladoras e parceiros logísticos.
No contacto com fornecedores, o envio digital de encomendas é já uma prática amplamente normalizada no setor, com a transmissão eletrónica de documentos de transporte e faturação, assim como a submissão de pedidos de devolução, a ganhar progressivamente expressão junto da indústria farmacêutica. A transição de documentos físicos para digitais neste circuito permitiu alcançar ganhos relevantes: otimização de custos associados ao consumo de papel, contribuindo para a descarbonização do sector, redução do tempo despendido na transcrição de dados e agilização de processos internos, garantindo que os produtos chegam a quem deles necessita no menor tempo possível.
Dentro do armazém, a digitalização também trouxe um impacto profundo na forma de trabalhar. Através de sistemas de gestão de armazém (WMS) é possível saber, em tempo real, onde se encontra cada produto, sendo rastreáveis todas as suas movimentações. No processo de preparação de encomendas, a utilização generalizada de sistemas de picking guiado e picking automático permite hoje preparar milhares de linhas no espaço de tempo que anteriormente seria necessário para preparar centenas, quando o processo era inteiramente manual. Sistemas de Track & Trace integrados garantem a rastreabilidade dos volumes preparados, das instalações do distribuidor ao destino final, com geolocalização em tempo real e registo eletrónico da entrega, assegurando a confirmação segura e auditável de que o produto chegou ao destinatário certo, fechando assim o ciclo digital da encomenda.
Na relação com os clientes, a digitalização permitiu dar uma resposta ágil e assertiva às necessidades das farmácias. Através de canais integrados no software de gestão (B2B) e de outras plataformas web, os distribuidores estão cada vez mais capacitados para responder a pedidos de forma imediata. A possibilidade de consultar disponibilidades e preços em tempo real impulsionou também uma mudança de paradigma na forma como a farmácia gere o seu inventário. A desmaterialização da fatura e a integração automática dos dados no sistema de farmácia têm ganho relevância crescente, não apenas pelos benefícios que trazem na gestão eficiente do tempo e otimização de recursos, mas também ao nível da prevenção de falhas. A tendência passará pela adoção plena da fatura eletrónica, um caminho que a ADIFA e os seus associados estão já a preparar, retirando definitivamente o papel da equação.
Ao nível da cooperação e interligação com as entidades reguladoras e organismos europeus, a digitalização ocupa também um lugar central. A partilha de dados com o INFARMED é feita por via digital e as obrigatoriedades regulatórias relacionadas com a Diretiva dos Medicamentos Falsificados impulsionaram a implementação, em larga escala, de sistemas de rastreio ao nível da embalagem, garantindo a autenticidade do medicamento entregue ao utente.
A digitalização da distribuição farmacêutica não é um destino, mas sim um processo contínuo, moldado pelas exigências crescentes de um setor que não pode parar. As inovações tecnológicas emergentes, em particular com a integração de modelos de inteligência artificial, representam uma oportunidade transformadora. Da previsão da procura à deteção de anomalias na cadeia de frio, da otimização de rotas à automatização de processos administrativos, estas ferramentas tornam a digitalização mais acessível e mais impactante, acelerando a sua adoção. O setor que investir hoje nesta transformação estará a construir a resiliência, eficiência e sustentabilidade que o amanhã irá exigir.
Manuel Cajada
IT Manager da Botelho & Rodrigues
